バックアップを端的に言えば、予備のデータを取っておくということになります。バックアップを取っておけば、データの破損や消失の際、そのデータを基にして即座に復旧することができます。
もちろん、バックアップが無ければ、1からデータを作り直さなければならなくなるため、いざという時の備えとしては非常に有用です。特にWEBサイトの場合は、単に事故に備えるというだけでなく、これまで使っていたサーバーの廃止やより条件の良いサーバーへの移転に備えるためにも必須の作業となっています。
バックアップのやり方ですが、基本的には作成したデータがそのままバックアップとなるため、特に特殊な作業を必要としないことがほとんどです。つまり、WEBサイトの場合は、作成したデータをアップロードすることでWEBサイトを充実させていくことになりますが、アップロードしたデータは手元にも残ります。このデータがバックアップとなるのです。そのため、アップロードを終えたからといって手元のデータを処分するのは良い手段とは言えません。
また、アップロードしたデータも、何らかの事情で手元のデータが消滅しているという場合は、ダウンロードすることで手元に戻すことができるため、いざという時のバックアップとなります。もちろん、アップロードしたデータが消滅や破損した場合は、手元のデータを再アップロードして復元できるわけであり、双方がお互いのバックアップをすることになるのです。そのため、実際のところはバックアップを取るということはあまり意識する必要はないといって良いでしょう。
なお、バックアップ用のデータが貯まっていくと、少しずつではありますが機材の容量を圧迫していきますし、大量のデータが表示されるのが目障りに感じることもあります。そのため、古いデータは定期的に処分することをお勧めします。ただし、必要なものまで消してしまえば当然バックアップの意味がなくなるため、消去する際にはよく確認しておく必要があります。