複数企業のプロジェクトでナレッジ共有するなら？主要5ツールを比較
複数企業が関わるプロジェクトでは、情報共有が難しくなります。
「過去の決定事項が見つからない」「同じ質問が何度も出る」「チャットに重要情報が埋もれる」といった課題はよくあります。
こうした問題を防ぐには、単なる連絡ツールではなく、情報を蓄積・検索・再利用できるナレッジ共有基盤が重要です。
本記事では、複数企業の情報共有に使われる代表的な5つのツールを比較しながら、SHARE info AIの特徴を紹介します。
比較する5つのツール
| ツール | 主な特徴 |
|---|---|
| SHARE info AI | 投稿型ナレッジサイト＋AIチャット |
| Confluence | 本格的なWiki・ドキュメント管理 |
| Microsoft Teams＋SharePoint | チャット・会議・ファイル共有 |
| Notion | 柔軟なポータル・ドキュメント管理 |
| Backlog | タスク・課題管理＋Wiki |
比較のポイントは以下です。
- 外部メンバーが参加しやすいか
- ナレッジを蓄積しやすいか
- FAQ化しやすいか
- AI活用できるか
- 情報が流れにくいか
1. SHARE info AI：ナレッジ共有にフィット
SHARE info AIは、投稿型の情報共有サイトにAIチャットを組み合わせたサービスです。
FAQ、議事録、運用ルール、問い合わせ履歴などを投稿として蓄積し、その内容をAIが回答に活用できます。
複数企業のプロジェクトでは、参加者のITスキルがさまざまです。そのため、「投稿する」「見る」「AIに聞く」というシンプルな運用がしやすい点が強みです。
向いているケース
- 複数企業でナレッジを共有したい
- FAQやノウハウを蓄積したい
- AIで過去情報を活用したい
- チャットに流れる情報を残したい
- 営業先などからサクッと情報を投稿したい
2. Confluence：本格的なWiki
Confluenceは、仕様書や設計書などを体系的に管理できるWikiツールです。
開発プロジェクトやIT部門では非常に強力ですが、複数企業・非ITメンバーを含む場合は運用設計が必要になります。
向いているケース
- 開発プロジェクト
- 仕様書や設計書の管理
- 大規模なWiki構築
3. Microsoft Teams＋SharePoint：コミュニケーションに強い
Teamsはチャットや会議、SharePointはファイル共有やドキュメント管理を担当します。
Microsoft 365を利用している企業同士なら導入しやすい組み合わせです。
ただし、Teamsのチャットは情報が流れやすく、ナレッジ共有にはSharePoint側の整理が必要です。
向いているケース
- Microsoft 365利用企業
- 会議・チャット・ファイル共有を統合したい
- Office共同編集を重視したい
4. Notion：見やすいプロジェクトポータル
Notionは、議事録、FAQ、タスク、資料などを1つの画面にまとめやすいツールです。
見た目がわかりやすく、少〜中規模のプロジェクトに向いています。
一方で、自由度が高いため運用ルールがないと情報が散らかりやすくなります。
向いているケース
- プロジェクトポータルを作りたい
- 少〜中規模の複数社プロジェクト
- 見やすさを重視したい
5. Backlog：課題管理に強い
Backlogはタスクや進捗管理を得意とするツールです。
誰が何を担当しているかを明確にできるため、複数企業のプロジェクト管理に向いています。
ただし、ナレッジ共有よりも課題管理が中心です。
向いているケース
- タスク・進捗管理
- 開発や導入プロジェクト
- 外部メンバーを含む案件管理
5ツール比較
| 比較軸 | SHARE info AI | Confluence | Teams＋SharePoint | Notion | Backlog |
|---|---|---|---|---|---|
| 複数企業共有 | ◎ | ○ | ◎ | ○ | ○ |
| ナレッジ蓄積 | ◎ | ◎ | ○ | ○ | △〜○ |
| FAQ化 | ◎ | ○ | △ | ○ | △ |
| AI活用 | ◎ | ○〜◎ | ○ | ○ | △ |
| 非ITユーザー向け | ◎ | △ | ○ | ○ | ○ |
| プロジェクト管理 | △ | △〜○ | ○ | ○ | ◎ |
チャットだけではナレッジにならない
Slack、Discord、Chatwork、LINE WORKS は日々の連絡には便利ですが、ナレッジ共有には向いていません。
理由は、
- 情報が流れる
- 過去の経緯を探しにくい
- 同じ質問が繰り返される
- FAQとして再利用しにくい
からです。
チャットは「今の連絡」、ナレッジ基盤は「後から使う情報」と役割を分けるのが理想です。
チャットで生まれた重要な質問や回答は、SHARE info AIのようなナレッジ基盤に登録し、後から検索・AI回答できる状態にしておくことが重要です。
おすすめの組み合わせ
| 役割 | ツール |
|---|---|
| 連絡・相談 | Slack / Discord / Chatwork / LINE WORKS |
| 会議 | Teams / Zoom |
| タスク管理 | Backlog |
| ファイル共有 | SharePoint / Google Drive |
| ナレッジ蓄積・AI回答 | SHARE info AI |
例えば、SlackやTeamsで出た重要な質問や回答をSHARE info AIへ登録しておけば、次回からはAIチャットで回答できるようになります。
チャットで生まれた知見をナレッジとして蓄積することで、プロジェクトが進むほど情報資産が増えていきます。
どのツールを選ぶべきか
| 目的 | おすすめ |
|---|---|
| FAQ・ノウハウを蓄積しAI活用したい | SHARE info AI |
| 仕様書や設計書を管理したい | Confluence |
| 会議・チャット・Office連携を重視したい | Teams＋SharePoint |
| 見やすいポータルを作りたい | Notion |
| タスク・進捗管理を重視したい | Backlog |
複数企業のナレッジ共有という観点では、SHARE info AIが最もバランスの良い選択肢です。
まとめ
複数企業のプロジェクトでは、チャットだけでは情報が流れ、ファイル共有だけでは知見が蓄積されません。
重要なのは、
- 情報をためる
- 探す
- 活用する
という仕組みを作ることです。
SHARE info AIは、投稿型ナレッジサイトとAIチャットを組み合わせることで、複数企業の知見を共有資産として蓄積できます。
チャットは連絡用、Backlogは課題管理用、SharePointはファイル共有用、そしてSHARE info AIはナレッジ基盤用。
この役割分担が、複数企業プロジェクトの情報共有を成功させるポイントです。
参考情報
- SHARE info AI
https://theshare.info/p/biz/ai-chat/ - SHARE info
https://theshare.info/ - Confluence
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence - Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/ - SharePoint
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration - Notion
https://www.notion.so/ja-jp - Backlog
https://backlog.com/ja/ - Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/ - Google Drive
https://workspace.google.com/intl/ja/products/drive/ - Zoom
https://zoom.us/ja/products/virtual-meetings/
