協会・団体向けコミュニティサイトの作り方｜LINEグループから移行する方法

協会や業界団体では、会員への連絡手段としてLINEグループを使うことがあります。多くの人が使い慣れており、急ぎの案内や短いやり取りに便利です。

一方、参加者や情報が増えると、「大切なお知らせが会話に埋もれる」「過去の資料を探しにくい」「同じ質問に何度も答える」といった課題が出やすくなります。

そこで役立つのが、会員向けのコミュニティサイトです。LINEを急に廃止するのではなく、日常の連絡はLINE、残しておきたい情報はコミュニティサイトというように役割を分ければ、会員の負担を抑えながら移行できます。

記事本文

LINEグループとコミュニティサイトは役割が違う

LINEグループは、すぐに知らせたい情報や短い会話に向いています。ノート機能を使って、重要な情報を残したり検索したりすることもできます。すでに会員が利用している場合、連絡手段として使い続ける価値はあります。

ただし、規程、研修資料、イベント案内、会員からの質問などを長期間整理するには、情報の置き場所を決めやすいコミュニティサイトが便利です。

たとえば、次のように情報を分けられます。

• 事務局からのお知らせ
• 制度・規程・申請方法
• 研修・セミナー情報
• 会員からの質問
• 支部・地域別の情報
• 仕事・講師・協力者の募集

カテゴリーごとに整理すれば、後から参加した会員も必要な情報を探しやすくなります。

協会・団体向けサイトに必要な機能

まず必要なのは、会員だけが閲覧できる仕組みです。登録を管理者の承認制にし、ログインした人だけに投稿を見せれば、会員限定の情報共有に使えます。退会者や不適切な利用者のログインを止める管理機能も重要です。

次に、投稿、コメント、検索、カテゴリー分けが必要です。

事務局だけが投稿する「公式のお知らせ」と、会員も投稿できる「質問・情報交換」を分けると、公式情報と会員同士の交流を区別できます。コメントが付いたときのメール通知や、公開前に内容を確認する承認機能があれば、少人数の事務局でも状況を確認しやすくなります。

SHARE infoは、公開サイトにも会員限定サイトにも設定できます。会員による投稿やコメント、キーワード検索、カテゴリー整理、ユーザー承認、投稿の非公開・削除、利用者のブロックなどを管理画面から操作できます。

標準機能で足りない場合は、SHARE info Bizで独自の機能や権限設定などを相談できます。

LINEグループから移行する5つの手順

1．移す情報を選ぶ

過去のトークをすべて移す必要はありません。

現在も使う規程、申請方法、研修資料、よくある質問、会員に繰り返し案内する内容を選びましょう。会話をそのまま移すのではなく、読みやすい記事やQ&Aにまとめることが大切です。

2．カテゴリーと運営ルールを決める

誰が投稿できるのか、公開前に事務局が確認するのか、個人情報や営業目的の投稿をどのように扱うのかを決めます。

会員名簿やメールアドレスを移す場合は、利用目的を確認します。管理を担当する人と、アクセスできる情報の範囲も必要最小限にしましょう。個人データを扱うシステムでは、適切なアクセス制御や利用者の認証などが求められます。

3．少人数で試す

役員、事務局、支部担当者、数名の会員で先に試します。

スマートフォンで登録、ログイン、検索、投稿ができるかを確認しましょう。会員が迷った場所を本番前に直しておくことが重要です。

SHARE infoでは、団体の企画に合わせて初期設定したサンプルサイトを試せます。本契約前に、必要な機能や運用方法を確認することが可能です。

4．LINEと並行して案内する

最初からLINEを停止すると、会員が戸惑うことがあります。

一定期間はLINEで「新しい資料をコミュニティサイトに掲載しました」と知らせ、詳しい内容はサイトで読んでもらいます。正式な情報の掲載場所をコミュニティサイトに決めると、古い案内との混同を減らしやすくなります。

5．利用状況を見ながら整える

開始時には、事務局が基本情報やよくある質問を先に投稿しておきます。

その後、会員から寄せられた質問を見ながら、カテゴリーや説明を見直します。情報が増えた段階で、サイトの掲載内容をもとに質問へ回答するSHARE info AIを追加する方法もあります。

SHARE infoの事例から考えられる活用方法

SHARE infoの事例集には、地域のコミュニティ掲示板、学生の情報交換サイト、業界の仕事と人を結ぶマッチングサイトなどがあります。

協会・団体でも、公式のお知らせを掲載するだけでなく、支部情報、会員同士の質問、研修案内、仕事や講師の募集などを一つのサイトにまとめられます。

移行を成功させるポイント

大切なのは、サイトを作ることではなく、会員が使う理由を用意することです。

「最新の規程はここ」「研修資料はここ」「質問はここ」と入口を分かりやすくしましょう。最初の数か月は事務局が定期的に投稿し、会員からの質問にも回答します。

SHARE infoなら、専門的な開発をせずに、協会・団体の運営に合わせた投稿型コミュニティサイトを始められます。LINEの手軽さを残しながら、重要な情報を探せる形で蓄積したい団体は、まずサンプルサイトで実際の運用を確かめるとよいでしょう。

FAQ

Q．コミュニティサイトの開始と同時にLINEグループを終了する必要がありますか？

いいえ。最初はLINEとコミュニティサイトを併用する方法が現実的です。LINEでは更新を知らせ、資料や正式なお知らせはコミュニティサイトに掲載する形から始めると、会員が新しい使い方に慣れやすくなります。

Q．LINEの過去のトークをすべて移行できますか？

すべてをそのまま移すより、今後も必要な情報を選ぶ方法がおすすめです。よくある質問、規程、手続き、研修資料などを記事として整理します。移行するデータが多い場合は、データの形式や登録方法を事前に相談してください。

Q．協会の会員だけが閲覧できるサイトにできますか？

可能です。ユーザー登録を管理者の承認制にしたり、ログインした人だけに投稿内容を表示したりできます。

Q．事務局のお知らせと会員の投稿を分けられますか？

カテゴリーごとに投稿できる人や運用方法を分けられます。たとえば、「事務局からのお知らせ」は管理者だけが投稿し、「会員からの質問」は会員も投稿できる形にできます。

Q．パソコン操作に詳しくない会員でも利用できますか？

スマートフォンやブラウザから利用できます。ただし、使いやすさの感じ方は人によって異なります。正式公開前に少人数で試し、登録方法や投稿方法を画像付きで案内すると安心です。SHARE infoは初期設定や運用開始後のサポートにも対応しています。